Artsen en verpleegkundigen van verpleegafdelingen met een beddentekort waren dagelijks veel tijd kwijt om dit probleem op te lossen. Dit leidde tot wachttijden, patiënten op verkeerde bedden en annuleringen van behandelingen en operatieve ingrepen.
Real Time Demand and Capacitymanagement (RTDC) heeft dé oplossing geboden voor deze knelpunten. Dat is gelukt, inmiddels werkt ook het Catharina Ziekenhuis (CZE) op deze manier, maar de nieuwe werkwijze biedt veel meer voordelen. We praten erover met drie enthousiaste direct betrokkenen.
Wat is RTDC?
Ernst: ‘RTDC staat voor Real Time Demand and Capacity Management, een werkmethode waarmee je dagelijks de vraag naar bedden afstemt op het aanbod. Dat doe je elke dag op elke plek in het ziekenhuis op dezelfde manier. Het proces bestaat uit vier stappen, uitgevoerd door de verpleegkundigen op iedere afdeling, die exact op de hoogte zijn van de situatie op hun afdeling.’ Inge: ‘Het is een ziekenhuisbrede systeemoplossing waarbij verpleegkundigen in the lead zijn en is gebaseerd op de kennis en kunde van verpleegkundigen.’
‘We moesten soms patiënten weigeren of op de verkeerde afdeling plaatsen, terwijl er ziekenhuisbreed vaak wel bedden vrij waren.’
Wat was het probleem?
Danielle: ‘Het Radboudumc was zo georganiseerd dat ieder verpleegteam de eigen beddencapaciteit managede. Het kwam regelmatig voor dat we patiënten moesten weigeren of op de verkeerde afdeling plaatsten, terwijl er ziekenhuisbreed vaak wel bedden vrij waren. Omdat ieder ‘eiland’ de problemen met eigen spelregels wilde oplossen, werkten we elkaar soms zelfs tegen. Dus gingen we op zoek naar iets om dat patroon te doorbreken en waarmee we allemaal op dezelfde manier konden gaan werken en communiceren.’
Zoektocht oplossing
Inge: ‘In eerste instantie keken we naar deeloplossingen. Hoe konden we bijvoorbeeld de wachttijd op SEH (spoedeisende hulp) verkorten of de ligduur op de IC? Maar dat leverde niet het gewenste resultaat op. Toen zijn we om ons heen gaan kijken en kwamen we uit bij het Institute for Healthcare Improvement (IHI), het kennisinstituut voor kwaliteitsverbetering in de zorg. Die hebben de RTDC-methodiek samen met professionals in Amerikaanse ziekenhuizen ontwikkeld en wetenschappelijk getoetst. We vonden RTDC zo veelbelovend dat we deze werkwijze naar Nederland wilden halen. In 2017 zijn we binnen het Radboudumc gestart om draagvlak te creëren bij de Raad van Bestuur en de verpleegkundigen om RTDC te gaan implementeren.’
Hoe werkt RTDC?
.png)
RTDC in 4 stappen voor alle afdelingen, elke dag.
Stap 1: Voorspellen capaciteit;
wat is de beschikbare beddencapaciteit op de eigen afdeling: Wat is het aantal beschikbare bedden en het aantal verwachte ontslagen tussen 08.00 en 14.00 uur? Dit schatten verpleegkundigen in op basis van hun expertise en ervaring en kennis over de patiënt.
Stap 2: Vaststellen vraag;
verpleegkundigen voorspellen welke geplande en ongeplande patiënten worden verwacht op hun afdeling. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de patiënten die vanuit de high care afdelingen en SEH doorstromen.
Stap 3: Opstellen plan;
met deze voorspellingen gaan de verpleegkundigen elke ochtend naar het centraal beddenoverleg. Hier wordt bepaald of de beschikbare capaciteit voldoende is om de vraag naar bedden op te kunnen vangen. Wanneer een verpleegafdeling in het ‘rood’ komt: dus de vraag is groter dan het aanbod: wordt direct een actieplan opgesteld om extra capaciteit beschikbaar te stellen. Na afloop is duidelijk hoe we er voorstaan, welke afdelingen problemen hebben en welke acties zijn afgesproken.
Stap 4: Evaluatie;
zijn de voorspellingen van de ontslagen voor 14.00 uur uitgekomen? Welke knelpunten belemmeren de gewenste uit- en doorstroom van patiënten? Zijn de actieplannen gelukt? Wat ging goed, wat ging fout en wat kunnen we hiervan leren?
Draagvlak creëren
Danielle: ‘Commitment van de raad van bestuur was cruciaal voor een dergelijke verandering. Diverse stakeholders hebben ook gesprekken gevoerd in de VS en Amerikaanse RTDC-experts zijn bij ons geweest om dit draagvlak te creëren.’ Ernst: ‘De bestuurder en projectorganisatie moeten heel duidelijk hebben welke problemen er opgelost gaan worden met de nieuwe werkwijze, welke doelstellingen er zijn en hoe je deze wilt gaan realiseren met RTDC. Maar hoe zorg je ervoor dat, als je gaat implementeren, het ook daadwerkelijk geaccepteerd gaat worden op de werkvloer? We hebben daarom de teamleiders er al in het voortraject bij betrokken. Dit omdat deze groep ervoor zorgt dat de RTDC methodiek wordt ingebed binnen elke afdeling en zo een basis werkwijze wordt voor iedere verpleegkundige op elke afdeling. RTDC is een werkwijze waar verpleegkundigen een voorspelling doen over ontslag van patiënten, dat riep vragen op bij onze artsen. In de voorbereiding van implementatie van RTDC hebben we ook met artsen gesproken en aangeven welke voordelen zijn gaan ervaren van RTDC. Deze werkwijze hebben we overigens ook in het Catharina ziekenhuis gevolgd, met hele goede resultaten.’
Implementatie RTDC werkwijze
Ernst: ‘Na kennismaking met de RTDC werkwijze in Amerika, hebben PVI adviseurs zich hierin bekwaamd. Hierdoor konden we deze implementeren in het Radboudumc. Dat was wel spannend want toen werden we direct als experts gezien die ook de implementatie gingen verzorgen.’ Inge: ‘De implementatie van RTDC moest zodanig gebeuren dat ‘de lijn’ eigenaar werd van de nieuwe werkwijze, dat elke verpleegkundige deze 4 dagelijkse stappen als het ware kan dromen en nieuwe collega’s het gemakkelijk kunnen aanleren.’
Danielle: ‘Al die ‘eilandjes’ binnen het Radboudumc zijn nu wel met elkaar verbonden als het gaat om de dagelijkse match tussen vraag en aanbod van klinische bedden. Daarom was het geen optie om de invoering van RTDC stapsgewijs te doen. Het moest in één keer ziekenhuisbreed; met een big bang week. Dat was wel een uitdaging.’
Ernst: ‘Het duurt vier tot vijf maanden voordat je zo’n implementatieweek kunt starten. Tijdens deze week wordt elke ochtend aan verpleegkundigen uitleg gegeven over één van de vier stappen. Na deze centrale uitleg, is er diezelfde dag coaching op de afdelingen. Na een week is iedereen ondergedompeld in de RTDC methodiek. Om ervoor te zorgen dat RTDC ook daadwerkelijk goed ingebed wordt binnen de verpleegafdelingen vindt ook in de weken daarna coaching van verpleegkundigen en teamleiders plaats.’
Na de implementatie werden al snel resultaten zichtbaar. Ook kwam er informatie over de knelpunten die de uitstroom van patiënten belemmeren. Bij een afdeling werd duidelijk zichtbaar in aantallen dat ontslagpapieren te laat getekend werden. Hierdoor hielden patiënten langer dan noodzakelijk een bed bezet. (en kregen nieuwe patiënten niet of niet tijdig een bed). Dat kon nu daadwerkelijk als een probleem worden geadresseerd en opgelost.
Winst organisatie
- De verpleegkundige krijgt een werkwijze in handen om kennis en kunde meer te benutten: verpleegkundig zeggenschap neemt hierdoor toe.
- Door het dagelijkse ‘beddenoverleg’ leren de afdelingen elkaar beter kennen en is men eerder bereid elkaar te helpen.
- Verpleegafdelingen en hun verpleegkundigen werken nu veel beter samen om de dagelijkse instroom van patiënten op te kunnen vangen.
- Meteen na het beddenoverleg (9.15 uur) is duidelijk hoe we als ziekenhuis ervoor staan, waar de problemen zijn en welke afspraken gemaakt zijn om deze knelpunten op te lossen.
- Verpleegkundigen gaven snel na implementatie aan dat ze nooit meer anders zouden willen werken. Ze kunnen veel beter hun dag indelen en met een goed gevoel hun dienst afsluiten.
Winst patiënt
- Teruggedrongen wacht- en ligtijden: de ligtijd op de IC is gemiddeld afgenomen met 12 uur per patiënt. De ligtijd op de SEH is gemiddeld met 30 min afgenomen en op de klinische afdelingen met 5 uur per patiënt.
- Minder patiënten geweigerd op de SEH als gevolg van beddentekorten.
- Patiënten worden sneller op de juiste afdeling opgenomen.
Terugblik/leermomenten
Danielle: ‘Het heeft wel even geduurd voordat de lijn zich verantwoordelijk ging voelen. De houding in het begin was dat RTDC werd opgelegd en het weer een extra taak was. Een volgende keer moeten we er direct voor zorgen dat teamleiders en zorgmanagers zich verantwoordelijk voelen voor RTDC en deze werkwijze inbedden in het dagelijkse proces op de afdeling.’ Ernst: ‘Dat was ons grootste verbeterpunt: “de verpleegkundige lijn is in de lead, wij helpen jullie om jullie eigen systeem te implementeren”. In het Catharina ziekenhuis hebben wij de implementatie dus anders gedaan: daar is het meteen door de lijn omarmd. We hebben zorgmanagers en teamleiders betrokken in de voorbereiding en direct vanaf de start teamleiders en verpleegkundigen gecoacht op de afdelingen.’
‘De RTDC-methodiek richt zich volledig op het zo snel mogelijk opnemen van de patiënt op de juiste plek.’
Waardegedreven zorg
Danielle: ‘Het mooie van deze methodiek is dat deze zich volledig richt op het opnemen van de patiënt op de juiste plek. Die juiste plek is bij voorkeur zo snel mogelijk thuis of op een plek die daar het dichtste bij komt. Wat heeft de patiënt nodig? Bovendien hoeven we minder patiënten te weigeren, zijn we als organisatie toegankelijker geworden en wacht- en ligtijden zijn afgenomen.’
Belangstelling
Inge: ‘Er zijn nu twee ziekenhuizen in NL die RTDC gebruiken. We hebben de kennis in huis, hoeven niet meer naar de VS, dat kan zorgen voor een versnelling van de uitrol. Het is natuurlijk heel prettig wanneer ziekenhuizen in een regio dezelfde werkwijze gaan hanteren, waardoor vraag en aanbod van klinische bedden in de regio dagelijks kan worden afgestemd. Maakt het ook mogelijk om patiënten dichter bij huis te laten opnemen of specialismen uit te wisselen.’
Bij Radboudumc zijn ze ervan overtuigd dat RTDC een bijdrage is aan de oplossingen voor de grote uitdagingen die er in de zorg zijn door de toenemende vergrijzing en krapper wordende arbeidsmarkt.
Ernst: ‘Gelukkig zien steeds meer ziekenhuizen de potentie van RTDC. PVI helpt graag bij de verdere kennisvergaring en uiteindelijke implementatie.’
Meer weten?
Kijk op Real-Time Demand and Capacity Management (RTDC) - Radboudumc of meld je aan voor één van de brunchsessies die geheel gewijd zijn aan RTDC. De eerstvolgende is op 6 november. Mailen kan naar rtdc.pvi@radboudumc.nl.
RTDC is één van de praktijkvoorbeelden tijdens onze live webcast ‘De kracht van verpleegkundigen in zorgtransformatie’. Tijdens deze uitzending krijg je de gelegenheid om live vragen te stellen en je te laten inspireren door nog meer praktijkvoorbeelden.
Interessant? Meld je dan nu aan voor de webcast!