Het lijkt een bijna onmogelijke opgave. Toch namen verpleegkundigen Melanie Oostrom en Gerbrecht van der Meulen van het St. Antonius Ziekenhuis het initiatief om op zoek te gaan naar mogelijkheden om deze pittige uitdagingen te lijf te gaan. Dat gebeurde in drie verschillende fases.
Fase 1 – ideeën verzamelen
Een werkgroep verzamelde allerhande ideeën en suggesties en verving daarbij de bekende ‘ja, maar’-reflex verving door ‘ja, en?’ Daar kwamen uiteindelijk drie oplossingsrichtingen met perspectief uit:
- het beter betrekken van patiënten en naasten bij de zorg(taken), zodat verpleegkundigen meer kunnen focussen op het begeleiden en ondersteunen;
- een digitaal platform waarop patiënten bepaalde registraties zelf kunnen doen of controleren en waarop relevante patiënteninformatie staat;
- een slimmere rolverdeling voor verpleegkundigen, waardoor er meer ruimte komt voor eigen voorkeuren en talenten.
Fase 2 – oplossingen testen
Kunnen deze oplossingsrichtingen in de praktijk ook werken? Daarom zijn ze gedurende negen maanden getest op twee pilotverpleegafdelingen. Hiervoor werden de drie oplossingsrichtingen vertaald naar behapbare stukjes verandering; experimenten. Uiteindelijk zijn er achttien van zulke experimenten geselecteerd, zes per oplossingsrichting.
Dat varieerde van het verruimen van de bezoektijden, een meetstation op de gang en het inzichtelijk maken van het dagschema van de patiënt. Deze experimenten zijn één voor één in de praktijk getest, gedurende drie maanden. Na deze periode zijn de experimenten meer samengevoegd om de veranderingen ook gelijktijdig te kunnen testen. Twee maanden voor het afronden van de pilot was het digitale portaal gereed om te testen.
Uitkomsten
Tijdens de pilot werd bij 34% van de patiënten door de verpleegkundige patiënt- en naastenparticipatie aangeboden. Dit leverde de verpleegkundigen een tijdsbesparing van 30 tot 60 minuten per dagdienst op. Van de patiënten en naasten die gebruik maakten van naastenparticipatie, is 100% tevreden over het uitvoeren van zorgtaken en de verruimde bezoektijden.
Deze steekproef is gedaan voordat het digitale portaal, met de vernieuwde anamnese, geïmplementeerd was. In deze anamnese wordt aan iedere patiënt en eventuele naaste(n) gevraagd welke zorgtaken zij zelf kunnen en willen uitvoeren. Het digitale portaal werd door 37% van de patiënten op de pilotafdelingen gebruikt en zij zijn tevreden over de leesbaarheid, het inzicht in de dagindeling en het zelf invullen van vragenlijsten.
Fase 3 – successen implementeren
Op basis van de uitkomsten en de lessen die geleerd zijn tijdens fase 2, werd besloten om de onderdelen patiënt- en naastenparticipatie en het digitale patiëntenportaal ‘Mijn opname’ ziekenhuisbreed in te voeren. Het werken in rollen – de derde oplossingsrichting - was hier nog niet klaar voor.
Het projectteam Mission (Im)possible bereidde in enkele maanden de implementatie voor, gezamenlijk met alle verpleegafdelingen. Per afdeling meldden één à twee verpleegkundigen zich aan als kartrekker verpleegkundige.
Op 3 juni 2025 gingen alle 25 verpleegafdelingen live met deze nieuwe werkwijzen. De ervaringen uit de praktijk worden vanaf dat moment continu verzameld. Hiermee kunnen de nieuwe werkwijzen en het gebruik van het digitale portal verder worden geoptimaliseerd.
Wat verwacht men van de veranderingen?
- De ziekenhuisbrede invoering stimuleert naasten en patiënten om te helpen in de zorg, waardoor tussen beide groepen een betere samenwerking zal ontstaan.
- Een grotere patiënttevredenheid.
- Tijdwinst voor de verpleegkundigen.
- Vergroting van het werkplezier, omdat de verpleegkundige meer tijd heeft om de zorg te leveren die echt nodig is of om gesprekken te voeren.
Vooruitblik
In de volgende fase gaat het St. Antonius aan de slag met de derde oplossingsrichting; een slimmere rolverdeling.
- Het creëren van een sterk team van zorgprofessionals met een eigen rol en regie.
- Andere initiatieven die potentie hebben om bij te dragen aan de missie: goede zorg leveren aan meer patiënten, met behoud van werkplezier voor zorgprofessionals.
- Het aanpassen van de normering van het aantal patiënten per verpleegkundige.
Tips voor een succesvol verandertraject
- Geef zorgprofessionals de lead bij het nadenken over toekomstbestendige zorg. Doordat de oplossingen vanuit de praktijk zelf komen, is de kans van slagen groter en creëer je veel meer draagvlak.
- Benader samenwerkingspartners vanuit vertrouwen. Alle partners nemen de kwaliteit van zorg immers als uitgangspunt. Schrap onnodige checks.
- Door kort cyclisch te veranderen en te verbeteren blijft de verandering behapbaar en overzichtelijk. Zo blijft het mogelijk om het proces van dag tot dag bij te sturen.
- Niet alles tot in de puntjes uitdenken, maar gewoon gaan doen.
- Gun jezelf en anderen de ruimte én tijd om aan de verandering te wennen.
- Zorg voor de juiste basisrandvoorwaarden voor het ingaan van de verandering.
- Denk aan het goed inwerken van nieuw personeel.
- Stem bij de ontwikkeling van een digitaal portaal goed af met het ICT team om op één lijn te zitten over het beoogde resultaat.
Bronnen: Actie Leer Netwerk, www.stz.nl.